El pasado 21 de junio, los habitantes de Caldas nos enteramos, mediante la columna de opinión publicada en el diario La Patria por el doctor Luis Roberto Rivas, sobre la posible contratación directa por parte de la Gobernación de Caldas del software ERP SAP. En su columna, el doctor Rivas expresó su preocupación por el riesgo de violar los principios de la contratación pública y la posibilidad de contratar un software que no se ajuste a las necesidades de la entidad.
La compra de un ERP es un asunto de miles de millones de pesos, pero sin duda su adquisición es una necesidad. Un software ERP es una plataforma que actúa como el cerebro digital de cualquier entidad. Registra, acopia y combina la información de todas las dependencias para unificarla, ayudando así a que todo funcione correctamente. Entre otras cosas, un ERP permitiría saber cuánto dinero hay, de qué fuente proviene y cómo se está gastando; cómo va el recaudo de impuestos; quién pagó y quién está en deuda; y cómo se usan los bienes del departamento. También maneja la nómina, los contratos; registra, relaciona, controla y genera informes de todo lo que pasa en la gobernación.
Es tan importante que las entidades territoriales cuenten con esta herramienta que, durante los años 2004 a 2007, se llevó a cabo el Programa para el Fortalecimiento del Sistema de Información Financiera Territorial, en el que, gracias al apoyo del Ministerio de Hacienda, el PNUD y el BID, la Gobernación de Caldas pudo adquirir, a título “gratuito”, un ERP de extraordinarias especificaciones: el SAP R3.
La razón por la que la gobernación necesita adquirir nuevamente un ERP es que el que tiene, de acuerdo con el documento de la Gobernación de Caldas denominado “Informe Técnico ERP” (que se anexa al final de este comunicado), es que su proceso de parametrización no se terminó; su licenciamiento no se renovó; las personas que se capacitaron en su manejo fueron cambiando de puestos de trabajo; no se corrigió la parametrización con todos los cambios en la legislación contable y tributaria, entre otras cosas y, por eso, hoy en día la información que arroja el sistema debe reprocesarse para obtener información confiable. Es decir, no se continuaron las actividades e inversiones necesarias para mantener el sistema funcionando como debe ser.
Actualmente, están considerando la posibilidad de adquirir SAP nuevamente, esta vez sin la ayuda del Ministerio de Hacienda, el PNUD y el BID. Por eso, la Corporación Cívica de Caldas, de la manera más respetuosa, solicita al señor Gobernador de Caldas y a los secretarios que lo apoyan en esta decisión, que consideren que SAP no es la única posibilidad. Es posible abrir las opciones de adquisición a otras herramientas del mercado que permitan a esa entidad contar con los beneficios de un ERP cuyos costos de adquisición, implantación y mantenimiento en plena funcionalidad estén dentro de las posibilidades financieras del ente territorial.
Es importante recalcar que el ERP que requiere la gobernación debe contar con excelentes características; no se trata de comprar lo más barato del mercado. Se trata de evitar que los miles de millones que, para resolver una necesidad apremiante, se gasten hoy, más los cientos de horas de trabajo de su parametrización, desarrollo y configuración que requiere, solo sean una solución de corto plazo, porque los costos asociados al mantenimiento de la herramienta excedan, nuevamente, la capacidad de inversión de un departamento con tantas necesidades urgentes para atender, y que la Gobernación de Caldas se vea en la misma situación en poco tiempo.
A esto es importante agregar que, de acuerdo con los datos que refiere el documento técnico anteriormente mencionado, en 2025 SAP R3 ya no contará con soporte directo de su casa matriz porque ellos estarán pasando a una nueva solución en la nube, que seguramente será estupenda, pero sin duda será más costosa.
Aunque migrar la base de datos actual, es decir, pasar de SAP R3 a SAP parece un ahorro importante, porque hacerlo podría facilitar el proceso de implantación, la comparación de los costos de mantenimiento futuro de varias herramientas es una situación que merece una evaluación de fondo.
La CCC no tiene la competencia para opinar acerca de cuál ERP se debe contratar y respeta los procesos internos de la Gobernación frente a la adquisición de herramientas tecnológicas indispensables para su funcionamiento. Pero pide, respetuosamente, que por favor se abra a la posibilidad de adquirir otras herramientas, de manera que en el mediano y largo plazo esta decisión sea la mejor en términos de utilización de los recursos públicos.