La Corporación Cívica de Caldas (CCC) realizó seguimiento al proceso de actualización del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de la Gobernación de Caldas, una de las plataformas tecnológicas más importantes para la administración pública departamental, debido a que concentra la información financiera, presupuestal, contable, contractual, tributaria, de talento humano y administrativa de la entidad.
A partir de la información suministrada por la Gobernación de Caldas y de los documentos contractuales consultados, la CCC identifica como aspectos que merecen especial seguimiento los siguientes:
- El sistema actualizado tendrá soporte estándar del fabricante únicamente hasta el 31 de diciembre de 2027, sin que actualmente se conozca un plan público para la siguiente migración tecnológica.
- No existen indicadores formales que permitan medir la confiabilidad de la información generada por el nuevo sistema, lo que dificulta evaluar objetivamente la calidad de los datos producidos.
- La información histórica permanece separada del entorno operativo actual, obligando a consultar diferentes ambientes para acceder a los datos de vigencias anteriores.
- Persisten incidencias técnicas propias de la etapa de estabilización, especialmente relacionadas con permisos, transacciones y generación de reportes.
- Los desarrollos realizados por terceros podrían generar costos adicionales en futuras migraciones, debido a posibles incompatibilidades con nuevas versiones del fabricante.
- Algunos componentes del proyecto aún continúan en implementación, por lo que todavía no ha culminado completamente el proceso.
La Corporación Cívica de Caldas considera fundamental que la Gobernación fortalezca la planeación de largo plazo de este proyecto tecnológico y defina oportunamente la estrategia para la siguiente migración tecnológica, evitando repetir las dificultades que llevaron al deterioro del sistema anterior. Así mismo, invita a los organismos de control y a la ciudadanía a realizar seguimiento permanente a este proyecto, debido a la importancia estratégica que tiene para la administración de los recursos públicos del departamento.
* Informe realizado con base en la respuesta de la Secretaría de Planeación de Caldas al derecho de petición enviado por la CCC e información disponible en documentos contractuales disponibles en SECOP II.
Consulta el primer informe de la CCC frente al tema en el siguiente enlace:
Aprender de la experiencia en la compra de un ERP – Corporación Cívica de Caldas
¿Qué es un ERP y por qué es tan importante?
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) puede entenderse como el «cerebro digital» de una organización.
Se trata de una plataforma informática que integra en un solo sistema la información de prácticamente todas las dependencias de una entidad. En lugar de que cada oficina maneje bases de datos independientes, un ERP centraliza la información y permite que las diferentes áreas trabajen con datos unificados y actualizados.
En una gobernación, un ERP integra y administra procesos fundamentales para el funcionamiento de la entidad, permitiendo gestionar de manera centralizada la ejecución presupuestal, la contabilidad, las finanzas, el recaudo de impuestos, la tesorería, la contratación pública, el inventario de bienes, la nómina y la administración del talento humano. Además, soporta múltiples procesos administrativos y facilita la generación de reportes e información para la toma de decisiones, el seguimiento de la gestión y el control de los recursos públicos.
En otras palabras, buena parte del funcionamiento administrativo depende de este tipo de plataformas. Si un ERP presenta problemas de funcionamiento, información incompleta o deficiencias técnicas, las consecuencias pueden extenderse a prácticamente todas las dependencias de la entidad.
Precisamente por su importancia, entre 2004 y 2007 el Gobierno Nacional, con apoyo del Ministerio de Hacienda, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), impulsó el Programa para el Fortalecimiento del Sistema de Información Financiera Territorial, mediante el cual la Gobernación de Caldas recibió el sistema SAP.
Sin embargo, de acuerdo con el informe técnico elaborado por la propia Gobernación, el sistema fue perdiendo funcionalidad debido, entre otras razones, a que nunca terminó completamente su parametrización, dejó de renovarse el licenciamiento, no se actualizaron oportunamente las configuraciones frente a los cambios normativos y el conocimiento técnico se fue perdiendo con la rotación del personal. Como consecuencia, parte de la información debía ser reprocesada manualmente para obtener resultados confiables.
¿En qué consiste el contrato que actualmente ejecuta la Gobernación?
Contrario a lo que podría suponerse, la Gobernación de Caldas no adquirió un ERP completamente nuevo. El proyecto corresponde a la actualización tecnológica y funcional del sistema SAP que ya utilizaba la entidad, migrándolo a la versión EHP8, en el marco del proyecto INNOVAGOB.
Para ello, el 17 de diciembre de 2024 la Gobernación suscribió un contrato con la empresa INS Aplicaciones y Tecnologías S.A.S. (ITA) por un valor de $6.930.709.290, cuyo objeto comprende la actualización funcional y técnica del sistema, la implementación, migración de información, parametrización, desarrollos específicos, capacitación y el soporte posterior a la puesta en funcionamiento.
De manera complementaria, el 11 de marzo de 2025 se contrató la interventoría con Ernst & Young S.A.S. (EY) por $1.522.813.121, contrato que posteriormente recibió dos adiciones por un total de $760.978.920, equivalentes al 49,97 % del valor inicial, alcanzando un valor final de $2.283.792.041.
Según los documentos contractuales, la primera adición obedeció a que el proceso inicial para contratar la interventoría fue declarado desierto, lo que retrasó su inicio y obligó a ampliar el plazo para mantener el acompañamiento técnico durante la implementación. La segunda adición se justificó por retrasos presentados en el contrato principal de implementación del ERP, atribuibles tanto al contratista como a la Gobernación.
Ambos contratos iniciaron su ejecución en abril de 2025. De acuerdo con la información reportada por la Gobernación, desde el 25 de febrero de 2026 la mayoría de las secretarías comenzaron a operar con la versión actualizada del sistema y el proyecto registra un avance cercano al 96 %.
No obstante, durante la ejecución de la fase 1 de implementación se han presentado varias modificaciones al cronograma. El contrato fue suspendido entre marzo y abril de 2026 debido a retrasos en la presentación, por parte del contratista, del cronograma para culminar las actividades pendientes. Posteriormente fue prorrogado hasta el 30 de julio de 2026 y, al llegar esa fecha, volvió a suspenderse hasta el 6 de agosto de 2026, dado que aún permanecían actividades sin ejecutar. En el acta de suspensión la Gobernación señaló que revisaría las causas de dichos retrasos y las acciones necesarias para finalizar la implementación.
Es importante precisar que estas modificaciones corresponden únicamente a la Fase 1, relacionada con la actualización e implementación del sistema, y no implican que el contrato haya superado su plazo total de ejecución. El contrato mantiene una vigencia hasta el 2028 y contempla una Fase 2, con una duración de 24 meses contados a partir de la terminación de la implementación, destinada a la prestación de servicios de soporte, acompañamiento, desarrollos y actualización funcional del sistema SAP.
Riesgos identificados:
- Una plataforma que tendrá soporte estándar solo hasta 2027
Quizá el aspecto que más llama la atención es la corta vida útil que tendrá esta versión del sistema bajo soporte estándar del fabricante. Según la documentación consultada, SAP mantendrá el soporte principal de esta versión únicamente hasta el 31 de diciembre de 2027.
Después de esa fecha, la Gobernación deberá asumir costos adicionales para contratar mantenimiento extendido el cual de ser adquirido solo estará disponible hasta 2030 o iniciar un nuevo proceso de migración hacia plataformas más modernas.
- No existen indicadores formales sobre la confiabilidad de la información
Otro aspecto relevante es que la propia Gobernación reconoce que actualmente no ha definido un porcentaje ni un indicador formal que permita medir la confiabilidad o la calidad de los datos generados por el sistema, por lo que tampoco existe un informe técnico que sustente esa valoración. Según la entidad, la confiabilidad de la información depende de las validaciones realizadas por los funcionarios de cada proceso y de controles operativos como conciliaciones, pruebas y revisiones durante el uso del sistema.
Para una plataforma que administra información financiera, presupuestal, contable y administrativa, contar con metodologías e indicadores objetivos para evaluar la calidad del dato constituye un elemento importante para fortalecer la confianza institucional y el control interno.
- La información histórica continúa fragmentada
Otro de los aspectos identificados corresponde al manejo de la información histórica. Los registros anteriores a 2026 permanecen almacenados en un ambiente independiente de consulta, mientras que la operación diaria se desarrolla en un mandante diferente.
La Gobernación señala que esto no implica riesgos de integridad de la información porque no existen registros paralelos; sin embargo, desde el punto de vista operativo sí obliga a los funcionarios a consultar diferentes ambientes cuando requieren revisar información histórica.
Aunque técnicamente esta decisión responde a diferencias de parametrización entre versiones, representa una limitación para la consulta integrada de la información institucional.
- Persisten incidentes durante la estabilización
Como suele ocurrir en procesos de migración tecnológica de gran escala, la entrada en funcionamiento del sistema ha venido acompañada de incidencias propias de la etapa de estabilización. Entre ellas se reportan dificultades relacionadas con permisos de acceso, algunas transacciones específicas y generación de reportes.
Si bien este tipo de situaciones pueden ser normales durante los primeros meses de implementación, resulta importante que sean corregidas oportunamente para evitar afectaciones sobre la operación administrativa.
- Dependencia de desarrollos realizados por terceros
El proyecto incluye desarrollos específicos realizados por la empresa contratista para atender necesidades particulares de la Gobernación. Según el contrato, el contratista responde por el correcto funcionamiento de estos desarrollos durante la ejecución y la fase de soporte prevista.
Sin embargo, la documentación también advierte que futuras migraciones hacia nuevas versiones de SAP no hacen parte del contrato actual. Esto significa que, si en el futuro dichos desarrollos presentan incompatibilidades con nuevas plataformas, la Gobernación tendría que adelantar nuevos procesos de contratación para adaptarlos o reconstruirlos.
- Algunos procesos aún continúan en implementación
Aunque el componente financiero ya opera completamente, otros módulos relacionados con procesos de apoyo todavía presentan un nivel de avance inferior, aunque el contrato ya ha presentado varias suspensiones y una prórroga. Esto implica que el proyecto aún no puede considerarse totalmente concluido y que será necesario continuar realizando seguimiento al cumplimiento del cronograma restante.
La actualización del ERP representa una inversión estratégica para fortalecer la gestión administrativa de la Gobernación de Caldas y solucionar problemas acumulados durante varios años en el sistema anterior. No obstante, la información analizada evidencia que la modernización tecnológica, por sí sola, no garantiza el éxito del proyecto.
Será necesario asegurar la sostenibilidad del sistema mediante capacitación permanente del personal, mantenimiento continuo, actualización tecnológica oportuna, indicadores de calidad de la información, planeación anticipada de futuras migraciones y una adecuada gestión de los desarrollos realizados por terceros.
La experiencia del SAP anterior demuestra que incluso una plataforma técnicamente robusta puede perder gran parte de su utilidad cuando no se mantienen las inversiones, la actualización permanente y el conocimiento institucional necesario para su adecuada operación.
Por ello, la CCC continuará realizando seguimiento a este proyecto, considerando que el correcto funcionamiento del ERP constituye un elemento esencial para fortalecer la eficiencia administrativa, la transparencia y la adecuada gestión de los recursos públicos del departamento.